Thomas Brown, continuando con las recomendaciones que se recogían en la anterior entrada, plantea que una vez que está establecida la necesidad de delegar tenemos que seguir las siguientes etapas:
I.- IDENTIFICAR ADECUADAMENTE EL PROPÓSITO DE LA DELEGACIÓN, que puede servir, entre otras razones para:
1.- Disminuir la carga de trabajo propia.
2.- Fomentar que los colaboradores adquieran nuevas competencias.
3.- Lanzar un nuevo proyecto.
4.- Facilitar a los colaboradores un medio para lograr visibilidad y reconocimiento
II.- DECIDIR QUÉ SE VA A DELEGAR. Pueden existir tareas que se puedan delegar pero que el directivo no quiere ceder porque siempre las ha realizado o disfruta con ellas. Es conveniente adoptar una actitud abierta hacia la delegación en estos casos pues pueden servir para añadir variedad a la carga de trabajo de otros profesionales y contribuir a su motivación.
En otras ocasiones si la tarea o función es demasiado importante para delegarla, se puede plantear la opción de la responsabilidad compartida. Se puede subdividir de forma que el directivo mantenga una parte discreta de la misma y delegar el resto.
Existen tareas, funciones y proyectos que no se deben delegar, ya que son responsabilidad de los directivos:
1.- La planificación, dirección y motivación de sus equipos.
2.- La evaluación del desempeño de los colaboradores.
3.- Las negociaciones complejas.
4.- La realización de tareas que requieren las competencias técnicas específicas que cada directivo posee.
III.- ANALIZAR E IDENTIFICAR LAS COMPETENCIAS NECESARIAS QUE REQUIERE LA FUNCIÓN, TAREA O PROYECTO QUE SE VA A DELEGAR. Para ello tenemos que conocer:
a).- Las competencias relacionadas con la toma de decisiones y resolución de problemas, pensamiento lógico, capacidad de planificación y de creatividad.
b).- Las actividades que se tienen que realizar y los sistemas y equipamiento que van a ser necesarios ( conocer si van a incluir la creación de nuevas bases de datos y acciones de organización, formación y desarrollo).
c).- Las competencias interpersonales que se requieren: capacidad de comunicar, negociar, motivar,....
IV.- SELECCIONAR AL PROFESIONAL ADECUADO. Para poder elegir correctamente tenemos que:
1.- Comparar las competencias requeridas con las de cada uno de los colaboradores.
2.-Identificar a los profesionales que muestran iniciativa y que han mostrado sus deseos de asumir nuevos retos y de desarrollarse profesionalmente con tareas similares a la que se quiere delegar.
3.- Considerar la disponibilidad del profesional para no interferir con trabajos que ya esté realizando.
4.- Procurar evitar favoritismos, repartiendo las tareas a delegar, siempre que sea posible, entre todos los colaboradores.
5.- Valorar el nivel de apoyo que va a necesitar el profesional seleccionado y el tiempo que tiene el directivo para dedicarle.
6.- Evitar sobrecargar a los profesionales de nueva incorporación con nuevas tareas hasta que se sientan cómodos con las que tienen asignadas en su puesto.
7.- Dividir la tarea a delegar, en caso de necesidad, entre dos o más colaboradores para aprovechar mejor sus competencias.
V.- COMUNICAR LA TAREA A DELEGAR AL PROFESIONAL SELECCIONADO. Se debe hacer en una reunión empleando el tiempo que sea necesario. Los pasos a seguir son los siguientes:
1.- Describir con claridad la tarea, proyecto o función.
2.- Definir su propósito y cómo se integra en los objetivos de la organización.
3.- Revisar el ámbito de las responsabilidades y el nivel de autoridad delegado. Dependiendo de las capacidades y de la confianza que el directivo tiene con el colaborador se puede permitir que éste:
a).- Tome decisiones importantes y las ejecute sin necesidad de consulta previa.
b).- Tome decisiones pero las comunique antes de su ejecución
.
c).- Haga una recomendación a la dirección para que ésta apruebe.
d).- Facilite diversas alternativas a la dirección para que ésta seleccione la que considere más oportuna.
e).- Facilite a la dirección información relevante para que ésta pueda tomar una decisión en la que se considerarán las opiniones del colaborador.
4.- Identificar a otros profesionales que se van a ver implicados y describir sus roles.
5.- Pactar una fecha razonable para la finalización del proyecto o tarea.
6.- Establecer los indicadores de desempeño y los niveles de control. Incluir estándares de calidad, de tiempo y de costes.
7.- Definir los recursos y el apoyo que va a estar disponible. Si se considera necesario se pueden asignar nuevos profesionales para colaborar en el logro de los objetivos marcados.
8.- Preguntar al profesional seleccionado que tipo de ayuda va a necesitar por parte de la dirección.
9.- Analizar, en caso de que necesite formación adicional o recibir sesiones de coaching cómo hacerlo.
10.- Determinar un sistema y un cronograma de seguimiento y feedback flexible y que se pueda modificar en caso de que se produzcan signos de alerta ante la aparición de posibles dificultades.
VI.- FACILITAR APOYO. El proceso de delegación continua una vez que hemos delegado una tarea, función y proyecto, ya que se debe facilitar apoyo al colaborador de una forma discreta. Para ello son tareas del directivo:
1.- Notificar a todos los profesionales implicados con la decisión la autoridad que se ha delegado con el encargo.
2.- Revisar periódicamente la disponibilidad de todos los recursos necesarios.
3.- Facilitar toda la información adicional que se vaya requiriendo.
4.- Determinar las situaciones en que tiene que implicarse activamente, como por ejemplo si parece que los objetivos no se van a alcanzar o surgen graves problemas.
5.- Facilitar consejo sólo si es requerido por el colaborador.
6.- Centrar su atención en los resultados y no en la forma de alcanzarlos.
7.- Manejar adecuadamente la situación que se plantea cuando el colaborador quiere renunciar a la delegación o pretende que el directivo tome las decisiones y solucione los problemas. En estos casos se debe resistir la tentación de tomar el mando y se puede aprovechar la ocasión para intentar devolver la autoestima al profesional por medio de las siguientes actuaciones:
a).- Facilitar feedback positivo sobre el trabajo ya realizado.
b).- Ayudar al colaborador a evaluar la situación.
c).- Transmitir la confianza del directivo en la capacidad de tomar decisiones del profesional. Evitar que teman fallar, transmitir que los errores pueden ser una fuente de aprendizaje y que todos pueden cometerlos.
d).- Animar al colaborador a que encuentre una solución al problema.
e).- Facilitar coaching, si es necesario, para ayudarle a tomar decisiones.
f).- Desarrollar las competencias del profesional, especialmente las centradas en la toma de decisiones y resolución de problemas.
VII.- AYUDAR A RESOLVER PROBLEMAS. Existen situaciones en las que será necesario ayudar al colaborador a completar la tarea delegada de forma satisfactoria. En la mayoría de los casos el profesional será capaz de vencer las dificultades con la ayuda del directivo. Éste puede colaborar.
1.- Completando partes seleccionadas de la tarea o proyecto para aligerar la carga de trabajo del profesional.
2.- Ofreciendo recursos adicionales, si están disponibles, para que ayuden al colaborador.
3.- Ayudando al subordinado a resolver problemas sin culparle por ellos.
4.- Considerando los errores como oportunidades de crecimiento en lugar de ofensas sancionables.
5.- Estableciendo un plan de acción y un cronograma para ir resolviendo los problemas.
La delegación sólo se debe anular en casos extremos si existen problemas graves como la imposibilidad de cumplir los plazos críticos o el fallo en el cumplimiento de objetivos establecidos que pueda tener un impacto negativo en otros proyectos.
VIII.- CERRAR EL PROCESO. Una vez finalizado el proceso de delegación es conveniente analizar y evaluar los resultados con el colaborador. Para ello el directivo debe:
1.- Preguntar al profesional cómo se ha sentido asumiendo la delegación.
2.- Reconocer los logros obtenidos por el colaborador y facilitando feedback positivo de las tareas realizadas correctamente.
3.- Comparar los resultados con los estándares esperados.
4.- Evitar las críticas y analizar posibles mejoras a introducir en futuros proyectos.
5.- Diseñar un plan de acción con el colaborador para su desarrollo a través de coaching y formación adicional.
6.- Procurar que el trabajo bien hecho sea conocido y reconocido también por el resto de directivos y los compañeros y subordinados del profesional.
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